Toplantı Yönetimi - Toplantı Sırasında - İyi Toplantıların Başına Kötü Şeyler Gelirse?

Toplantı Yönetimi - Toplantı Sırasında - İyi Toplantıların Başına Kötü Şeyler Gelirse?

• 1. 1 Toplantı Yönetimi
• 2. 2 TOPLANTI YÖNETİMİ Bölüm 5: Toplantı Sırasında - İyi Toplantıların Başına Kötü Şeyler Gelirse? Senaryo – Sinan’ın Başarısız Toplantısı 2 Ana Menü Hazırlıklı Olun Gerçekçi Olun Eğitime Başla Başka Şapkalarınız Da Olsun
• 3. 3 TOPLANTI YÖNETİMİ Bölüm 5: Toplantı Sırasında - İyi Toplantıların Başına Kötü Şeyler Gelirse? Senaryo – Sinan’ın Başarısız Toplantısı 2 Ana Menü Hazırlıklı Olun Gerçekçi Olun Eğitime Başla Başka Şapkalarınız Da Olsun
• 4. 4 Toplantı Sırasında TOPLANTI SIRASINDA Anamenü silmeyiniz
• 5. 5 Toplantı Sırasında – İyi Toplantıların Başına Kötü Şeyler Gelirse? Kimi zaman toplantılarda sorun çıkar ve toplantı amacından sapar. Ama hazırlıklı ve çoğu öngörülebilir olan bu problemleri ele almaya hazırsanız toplantıyı kolaylıkla yeniden yoluna sokabilirsiniz. Anamenü İyi Toplantıların Başına Kötü Şeyler Gelirse?
• 6. 6 Anamenü
• 7. 7 Erko Projesinin 2. Evre sorunlarını ve alınacak önlemleri Tespit Etme Toplantısı 12 Mayıs, Pazartesi, 10:00 – 12:30 Akvaryum Konferans Salonu 10:00 – 10.15 Tarık ve Selin geldi, sohbet etmeye başlayıp kahve içtiler. 10:15 – 10:20 Suzan, Gökhan ve Canan geldi, lobideki yeni koltuklar üzerine konuştular. 10:20 – 11:05 Yasemin de gelince (davet edilmeyi kendisi istediği halde hala gelmemiş olan Burak’in yokluğunda) toplantıyı başlattık. Görüşülecek dört önemli mesele ve alınacak kararlar vardı; ilk meseleye ilişkin alınacak önlemler üzerine konuşmaya başladık. 11:05 Yasemin başka bir toplantısı olduğunu hatırlayarak ayrıldı. 11:07 – 11:10 Burak geldi, kahve fincanı bulmak için çıkıp geri döndü. 11:10 – 11:20 Burak’a (gündemi ve geçen toplantıda ekibe dağıtılmış raporları okumamıştı) ilk 45 dakika görüşülen şeyler özetlendi. 11:20 – 11:30 Burak projenin vizyonunu hatırlatarak, alınacak karardan ikisine itiraz etti ve toplantıdan ayrıldı. 11:32 – 11:40 Suzan, Gökhan, Canan, Tarık ve bir de ben bu durumda ne yapacağımızı konuştuk. 11:40 – 11.50 Canan ve ben masayı toplayıp kahve fincanlarını yıkadık. Anamenü
• 8. 8 10:00 – 10:15 YER: AKVARYUM KONFERANS SALONU Anamenü
• 9. 9 10:00 – 10:15 10:15 – 10.20 Anamenü
• 10. 10 10:15 – 10:20 10:20 – 11:05 Anamenü
• 11. 11 10:20 – 11:05 11:07 – 11:10 Anamenü
• 12. 12 11:07 – 11:10 Anamenü
• 13. 13 11:07– 11:10 11:10 – 11:20 45 dk Projenin özeti................ ............... Projenin özeti................ ............... Toplantıda neler oldu? Anamenü
• 14. 14 11:10– 11:20 Bu projenin vizyonunu hatırlatırım size Sinan Bey! İtiraz ediyorum. 11:20 – 11:30 Anamenü
• 15. 15 11:20– 11:30 11:32 – 11:40 O halde şöyle yapalım... O halde şöyle yapalım... O halde şöyle yapalım... O halde şöyle yapalım... O halde şöyle yapalım... Anamenü
• 16. 16 11:32– 11:40 11:40 – 11:50 Anamenü
• 17. 17 11:40– 11:50 Anamenü
• 18. 18 ? Anamenü
• 19. 19 Toplantı Sırasında – İyi Toplantıların Başına Kötü Şeyler Gelirse? EVET! EVET! Anamenü
• 20. 20 Toplantı Sırasında – İyi Toplantıların Başına Kötü Şeyler Gelirse? EVET! İnsanları, özellikle de üstlerinizi, toplantılara zamanında gelmeye ve gündeme bağlı kalmaya fiilen zorlayabilirsiniz. Aslında, toplantının sorumluluğunu taşıyan kişinin en önemli görevlerinden biri de budur. Sinan’ın çalıştığı şirketin gerçekten de bir kurum kültürü sorunu vardır. Bu tür, uzun vadede herkesin zaman yitirmesine neden olan bir savrukluk, zaman içinde yavaş yavaş gelişir. Böyle bir türü değiştirmek sağlam irade ister. §Birincisi, Sinan’ın disiplin sağlayabilmek için toplantıda en yüksek konumda olan kişinin yardımını alması gerekir. İlgili yöneticilerin toplantının katılımcıları arasında yer alması işte bu noktada gereklidir. Bunun için bir miktar zorlama gerekir. §İkincisi, Sinan’ın bir sonraki toplantının gündemiyle birlikte, toplantılarda yaşanan sorunların verimsizliğe neden oladuğunu belirten bir not da göndermesi gerekir. Böylece, kurum kültürünü değiştirici bazı adımlar atmaya başlamış olacaktır. Bu notunu şöyle diyerek bitirebilir: “Toplantı zamanında başlayıp zamanında bitecek ve gündemde yer alan eylem adımlarından sapmayacaktır. Geç kalacak ya da erken ayrılacak olursanız, tartışmalar sırasında ya da karar alınırken görüşleriniz dile gelmeyebilir.” §En önemlisi toplantıyı zamanında başlatıp zamanında bitirme konusunda Sinan’ın önce kendisine çeki düzen vermesi gerekiyor. Anamenü
• 21. 21 Toplantı Sırasında – İyi Toplantıların Başına Kötü Şeyler Gelirse? Ne gibi bir aksilik çıkabilir ki? Anamenü
• 22. 22 a. Gerçekçi olun §Geç gelip erken ayrılan insanlar §Ya kasten ya da sırf içlerinden geldiği için fısıldaşan ve toplantıyı rahatsız eden katılımcılar §Toplantı üzerinde hakimiyet kurarak herkesi çileden çıkaran bir katılımcı §Meselenin sadece küçük bir parçasına takılan ya da dönüp dolaşıp hep aynı konuyu tekrarlayıp duran bir grubun saplantısı ya da kafa karışıklığı §Enerjisini tüketen ya da basitçe sessizliğe gömülen bir grup §Toplantının kumandasını eline alan ve gündem dışı bir meseleye odaklanan bir grup §Grup içinde, bağırarak, toplantıyı terk ederek ve atmosferi bozarak kopma noktasına gelecek kadar fikir ayrılığı içinde olan üyelerin varlığı (çok sık yaşanmaz). Toplantı Sırasında – İyi Toplantıların Başına Kötü Şeyler Gelirse? Anamenü
• 23. 23 b. Hazırlıklı olun Eğer katılımcıların bazıları geç geliyor veya erken ayrılıyorsa: §Toplantıları her zaman zamanında başlatıp zamanında bitirin. §Katılımcılara (özellikle sürekli geç kalanlara) toplantı sırasında yapmaları gereken bir görev verin. §Toplantının başında, herkesin önceden belirlenmiş, bitiş saatine kadar kalıp kalamayacaklarını sorun. Eğer kalamayacak olanlar varsa, toplantı süresini yeniden ayarlamaya çalışın. §Geç gelen kişiye, toplantıdan sonra ve özel olarak, geç kalma nedenini sorun. Olanaklıysa, bu davranışın altında yatan şeyin ne olduğunu anlamaya çalışın. Toplantı Sırasında – İyi Toplantıların Başına Kötü Şeyler Gelirse? Anamenü
• 24. 24 b. Hazırlıklı olun Katılımcılardan biri toplantı üzerinde hakimiyet kuruyorsa: §Eğer ayaktaysanız, söz konusu kişiye yaklaşmaya başlayın. Bu genellikle dikkatlerin konuşmacıdan kopup size yönelmesini sağlar. §Katkısından ötürü kendisine teşekkür edip. Sözü başkasına verin. §Başkalarının sözlerinin sonunu kendisi getiriyorsa, o kişiyi herkesin kendi adına konuşmasına izin vermeye davet edin. §Gruba, rollerde değişiklik yapılmasını, sessiz kalanların söz almasını ve o ana kadar konuşanların da bir süreliğine sessiz kalmasını teklif edin. Toplantı Sırasında – İyi Toplantıların Başına Kötü Şeyler Gelirse? §Kronik söz kesiciler varsa, toplantıya ara verildiğinde, onlardan oturdukları yerden yüksek sesle konuşmak yerine, düşüncelerini not etmelerini ve bir duraksama anında dile getirmelerini isteyin. Anamenü
• 25. 25 b. Hazırlıklı olun Grup zaten dile gelmiş konuları tekrarlayıp duruyorsa: §Öne sürülen fikirleri bir flipchart ya da beyaz tahta üzerinde izleyin §“Aktif dinleme” yöntemini kullanarak, sunulan fikirleri anladığınızı mutlaka teyit ettirin. “Anladığım kadarıyla diyorsunuz ki...” gibi bir şey söyleyip, katılımcının söylediklerini dürüstçe ve doğru bir şekilde özetleyerek tekrarlayın. §Birisi daha önce kayda geçmiş bir şeyi tekrarlamaya başlarsa, flipcharta ya da beyaz tahtaya işaret ederek şöyle bir soru sorun: “O konu üzerinde zaten durduğumuz anlaşılıyor. Eklemek istediğiniz yeni bir şey var mı?” §İnsanlar aynı mesele üzerinde durmakta ısrar ediyorlarsa, “Bu konunun grup için önem taşıdığı anlaşılıyor, o nedenle bunu hemen halledelim” gibi bir şey söyleyerek, meseleye hemen o noktada bir çözüm etirmeye çalışabilirsiniz. Toplantı Sırasında – İyi Toplantıların Başına Kötü Şeyler Gelirse? Anamenü
• 26. 26 b. Hazırlıklı olun Bazı katılımcılar rahatsızlığa neden oluyorsa: §Toplantının daha başında, katılımcı davranışlarına ilişkin temel kuralları açıklayın. §Kuralları ihlal edenleri de mutlaka kapsayacak şekilde, gruba herhangi bir soru yöneltin. §“Bugünkü toplantımızın amacı bu yılki yeniliğimizi biçimlendirmekti. Acaba tekrar bu noktaya odaklanmamız mümkün mü?” gibi bir şey söyleyerek tek noktaya odaklanılmasını isteyin. §Sorun devam ediyorsa, ara verin. Ve ara sırasında, insanlarla tek tek konuşarak sorunun ne olduğunu sorun. Rahatsızlığın nedenlerini öğrenin ve eğer gerekiyorsa, rahatsızlığa neden olan taraflardan açıkça bu duruma bir son vermelerini isteyin. Onlara, eğer haklı endişeleri varsa, bunları toplantıdan sonra ele alacağınızı söyleyin. Toplantı Sırasında – İyi Toplantıların Başına Kötü Şeyler Gelirse? Anamenü
• 27. 27 b. Hazırlıklı olun Grup bir gündem maddesine takılıp kaldıysa ya da o konuda kafa karışıklığı varsa: §Sorunu görmezden gelmeyin. §Gruba sorunun ne olduğunu sorun. §Gruba gündemin hangi maddesinin görüşülmekte olduğunu ve kesin hedeflerin neler olduğunu hatırlatın. §Eğer olanaklıysa, engeli ortadan kaldırın. Grubun o gündem maddesine yeterli bilgi verilmediği için mi, yoksa görev ya da nasıl yol alınacağı konusunda açıklık olmadığı için mi takıldığını anlayın. Toplantı Sırasında – İyi Toplantıların Başına Kötü Şeyler Gelirse? §Yukarıdaki girişimlerinizden hiçbir sonuç almadıysanız, kısa bir ara vermeyi önerin. Toplantı tekrar başladığında, ya konuya tekrar dönün ya da gündemdeki yerini ileriye kaydırın ya da başka bir toplantıya erteleyin. §Bunların hiçbiri sonuç vermiyorsa, o maddeyi gündemden kaldırın. Scarlett O’Hara’nın sözünü hatırlayın: “Yarın bambaşka bir gündür!” Anamenü
• 28. 28 b. Hazırlıklı olun Grup sessizliğe gömülürse: §Bırakın, bir süre sessiz kalsınlar. Grubun bir fikir ya da mesele üzerinde düşünmek için zamana ihtiyacı olabilir. §Ne olduğunu, insanların ne düşündüğünü anlamaya çalışın. Gruba açıkça, “Sessizliğe gömüldüğünüzü görüyorum. Birisi bana ne olduğunu söyleyebilir mi?” diye sorabilirsiniz. §Katılımcılara, açıklanmasını istedikleri bir şey olup olmadığını sorun. Toplantı Sırasında – İyi Toplantıların Başına Kötü Şeyler Gelirse? §Soruna kendi davranışınızın neden olup olmadığını anlamaya çalışın. Konu hakkındaki kanınızı ya da önyargılı bir çözümü çok vurgulu ifade edip etmediğinizi kendi kendinize sorun. §Tekrar odaklanabilmek için ve enerji toplayabilmek için kısa bir ara verin. §Eğer grup sadece yorgun düşmüş görünüyorsa, toplantıya son vererek başka bir güne erteleme seçeneği üzerinde durun. Anamenü
• 29. 29 b. Hazırlıklı olun Salonda bir gergedan varsa: §Eğer grup belli bir meseleden kaçıyorsa ya da diğer her şeyi bir yana bırakıp sadece tek bir meseleye odaklanıyorsa, bunun nedeni katılımcıların belli bir konuyu ele almaktan çekinmeleri olabilir. §Biz bu soruna “Salondaki Gergedan” sorunu deriz. Apaçık, herkesin bildiği büyük bir sorun olduğu halde bundan kimsenin söz etmek istememesi anlamındadır. §Örneğin, eğer katılımcılar fonların artırılmasının sorunu kolayca çözeceğini, ama kaynak kısıtlarının bağlayıcı olduğunu biliyorlarsa, kendilerini elleri kolları bağlı hissedebilirler. Toplantı Sırasında – İyi Toplantıların Başına Kötü Şeyler Gelirse? §Ya da olası bir işten çıkarma dalgasından endişeleniyor ve o yüzden grup toplantısında kendilerini iyi hissetmiyor olabilirler. §Eğer durum böyleyse, gergedanla doğrudan yüzleşmek ve grubu harekete geçirmek size düşer. Bu durumlarda meseleyi dile getirmek çoğu zaman tek başına yeterlidir. Anamenü !!!!!!!!!!!
• 30. 30 Toplantı Sırasında – İyi Toplantıların Başına Kötü Şeyler Gelirse? Anamenü c. Başka şapkalarınız da olsun Bekçilik Gündeme bağlı kalınmasını, konuşmak isteyen herkesin bu fırsata sahip olmasını ve tartışma üzerinde kimsenin hakimiyet kurmamasını temin edin. Şeytanın Avukatlığı Olgunlaşmamış, üzerinde yeterince düşünülmemiş bir mutabakanın ortaya çıkmasına engel olun. Mutabakat Sağlayıcı Üyeler arasında mutabakat olan alanları tespit edip aydınlığa kavuşturun. Hak ettikleri noktada üyeleri olabildiğince dürüst şekilde övün. Amigoluk Tansiyonu düşürüp üyelere aralarındaki ortak bağları hatırlatın. Tansiyonu düşürmek için espriye başvurun, ama üyelerden bazılarını karşısına alan ya da gücendiren şakalar yapmayın. Jokerlik Soru soran kişiye aynı soruyla karşılık verin. Bu, liderin her türlü soruya yanıt vermek zorunda olmadığı mesajını verecektir. Bumeranglık
• 31. 31