Toplantı Yönetimi - Toplantıdan Önce - Toplantıya Nasıl Hazırlanılır?

Toplantı Yönetimi - Toplantıdan Önce - Toplantıya Nasıl Hazırlanılır?

• 1. 1 Toplantı Yönetimi
• 2. 2 TOPLANTI YÖNETİMİ Bölüm 2: Toplantıdan Önce - Toplantıya Nasıl Hazırlanılır? Her Şey Amaçtan Çıkar Ana Menü Toplantı Tarihi, Saati, Yeri Ve Donanımı Gündemi Oluşturun Kişileri Nasıl Çağırmalı? Eğitime Başla Toplantıdaki Rol Ve Sorumlulukları Belirleyin Toplantı-öncesi Zorunlu Bilgileri Temin Edin Ve Üzerine Hazırlanın
• 3. 3 Her Şey Amaçtan Çıkar Ana Menü Toplantı Tarihi, Saati, Yeri Ve Donanımı Gündemi Oluşturun Kişileri Nasıl Çağırmalı? Eğitime Başla TOPLANTI YÖNETİMİ Bölüm 2: Toplantıdan Önce - Toplantıya Nasıl Hazırlanılır? Toplantıdaki Rol Ve Sorumlulukları Belirleyin Toplantı-öncesi Zorunlu Bilgileri Temin Edin Ve Üzerine Hazırlanın
• 4. 4 Toplantıdan Sonra TOPLANTIDAN ÖNCE Anamenü silmeyiniz
• 5. 5 Toplantıdan Önce – Başlarken Birçok toplantı yetersiz hazırlık yüzünden başarısızlığa uğramaktadır. Toplantınızın amacını aklınızdan çıkarmadan toplantıyı nerede ve ne zaman düzenleyeceğinizi, kimlerin katılacağını belirleyin ve sonra da toplantı gündemini hazırlayın. Anamenü Toplantıya Nasıl Hazırlanılır?
• 6. 6 Hazırlık yapmaya toplantının amacını olabildiğince kesin bir şekilde belirleyerek başlayın. Amaç beyin fırtınası mı, bilgilendirme mi, fikirleri açığa çıkartmak mı, bir sorunu halletmek mi, alınacak bir önlemi belirlemek mi, yoksa rol ve sorumlulukları netleştirmek mi? a. Her Şey amaçtan çıkar Toplantıdan Önce – Toplantıya Nasıl Hazırlanılır? Açık bir amaç ve hedef açıklaması, gündem oluşturmak için atmanız gereken adımlar konusunda size yardımcı olacaktır. Anamenü
• 7. 7 Katılması gerekenleri bir kez belirleyince, hepsini kişi kişi davet edin. Toplantının çağırıcı ve yürütücüsü olduğunuzu bildiklerinden emin olun. b. Kişileri nasıl çağırmalı? Toplantıdan Önce – Toplantıya Nasıl Hazırlanılır? Toplantının amacını bilmelerini sağlayın. İlgili herkes için, kolay olmayabilir ama uygun olacak bir toplantı saati belirleyin. Ve her katılımcıya toplantıda pasif değil, aktif olmasını sağlayacak bir rol vermeye çalışın. Eğer toplantı sırasında uzun süre pasif kalmak zorunda olurlarsa canları sıkılır. Anamenü
• 8. 8 Toplantıdan Önce – Toplantıya Nasıl Hazırlanılır? Bütün katılımcılar için uygun bir saat tespit edin. Bunu toplantı çağrısı gönderirken zaman konusunda birkaç seçenek sunarak yapabilirsiniz. Ne zaman? Ya da çalışanların zaman durumlarını gösteren ölçek varsa ona bakarak ayarlama yapabilirsiniz. Yer toplantının büyüklüğüne ve amacına bağlıdır. Çoğu departmanın toplantı odaları vardır. Nerede? Eğer beyin fırtınası yapılacaksa ve bütçeniz uygunsa, şirket dışında bir yere gitmeyi düşünebilirsiniz. Katılımcıların birbirlerini doğrudan görebildikleri ve birbirleriyle yüzyüze kobuşabildikleri masa düzenlemesi aktif diyaloğu teşvik eder ve sorun çözücü ve karar alıcı toplantılar için en iyisi budur. Ne? Anamenü c. Toplantı tarihi, saati, yeri ve donanımı
• 9. 9 Tipik bir gündem şu maddelerden oluşur: §Toplantı amacının açıkça belirtilmesi d. Gündemi oluşturun. Toplantıdan Önce – Toplantıya Nasıl Hazırlanılır? §Varılmak istenen sonuç ya da hedefler §Toplanan hangi gruptur ya da katılımcılar kimlerdir §Tarih, saat ve yer §Toplantı süresi §Toplantı çağırıcısı §Her bir katılımcının toplantıdaki rolü §Ele alınacak gündem maddeleri (Sorumlu kişinin adını ve o maddeye ayrılan süreyi belirtin) §Hazırlık aşamasında kullanılacak her türlü arka plan materyali Anamenü
• 10. 10 Lider Kolaylaştırıcı Yazman Katkıcı İster bizzat yönetiyor olsun ya da olmasın, toplantının amacını, hedeflerini, kısıtlarını ve yetki kapsamını açıklığa kavuşturur. Takip işinin sorumluluğunu üstlenir. Bir toplantıda aynı kişi birden fazla rol üstleneiblir. Bu sizin toplantınızsa, biri lider diğeri kolaylaştırıcı olmak üzere iki şapkanız olacak demektir. e. Toplantıdaki rol ve sorumlulukları belirleyin Uzman Toplantıdan Önce – Toplantıya Nasıl Hazırlanılır? Anamenü
• 11. 11 Lider Kolaylaştırıcı Toplantının tartışma, sorun çözme ve karar alma evrelerinde gruba yol göstericilik yapar. Toplantı öncesi ve sonrasından o sorumlu olabilir. Bir toplantıda aynı kişi birden fazla rol üstleneiblir. Bu sizin toplantınızsa, biri lider diğeri kolaylaştırıcı olmak üzere iki şapkanız olacak demektir. e. Toplantıdaki rol ve sorumlulukları belirleyin Toplantıdan Önce – Toplantıya Nasıl Hazırlanılır? Yazman Katkıcı Uzman Anamenü
• 12. 12 Kolaylaştırıcı Yazman Toplantıdan çıkan kilit noktaların, fikirlerin ve kararların kaydını tutar. Toplantı sonrası not taslaklarını da hazırlayabilir. Bir toplantıda aynı kişi birden fazla rol üstleneiblir. Bu sizin toplantınızsa, biri lider diğeri kolaylaştırıcı olmak üzere iki şapkanız olacak demektir. e. Toplantıdaki rol ve sorumlulukları belirleyin Toplantıdan Önce – Toplantıya Nasıl Hazırlanılır? Lider Katkıcı Uzman Anamenü
• 13. 13 Yazman Katkıcı Fikir katkısında bulunarak ve tartışmaların rayından çıkmamasına yardımcı olarak, toplantıya aktif olarak katılır. Bir toplantıda aynı kişi birden fazla rol üstleneiblir. Bu sizin toplantınızsa, biri lider diğeri kolaylaştırıcı olmak üzere iki şapkanız olacak demektir. e. Toplantıdaki rol ve sorumlulukları belirleyin Toplantıdan Önce – Toplantıya Nasıl Hazırlanılır? Kolaylaştırıcı Lider Uzman Anamenü
• 14. 14 Katkıcı Gerek duyuldukça, belli meselelerde uzman bilgisi katkısında bulunur. Ekibe düzenli katkıda bulunan biri değilse, ekibe katkısı gerekli bilgiyi sunmakla sınırlı olabilir. Bir toplantıda aynı kişi birden fazla rol üstleneiblir. Bu sizin toplantınızsa, biri lider diğeri kolaylaştırıcı olmak üzere iki şapkanız olacak demektir. e. Toplantıdaki rol ve sorumlulukları belirleyin Uzman Toplantıdan Önce – Toplantıya Nasıl Hazırlanılır? Yazman Kolaylaştırıcı Lider Anamenü
• 15. 15 Toplantıdan Önce – Toplantıya Nasıl Hazırlanılır? Anamenü Toplantıya katılmayacak olasalar bile sonuçlarına ilgi duyan yöneticilerinizi ve diğer üst yöneticileri mutlaka bilgilendirin. Tepedekileri ihmal etmeyin f. Toplantı-öncesi zorunlu bilgileri temin edin ve üzerine hazırlanın Gündemi mutlaka dağıtın – ve amaç ve hedefler konusunda bir açıklamayı, elde edilmek istenen sonuçların bir listesini her meseleye ayrılması önerilen zamanı da gündeme eklemeyi unutmayın. Gündemi dağıtın Eğer katılımcılar birtakım arkaplan materyaline ihtiyaç duyuyorsa, ilgili belge ve verileri derleyerek toplantıdan önce ellerine ulaşmasını sağlayın. Arkaplan materyali sunun
• 16. 16