Zaman Yönetimi - Plan Nasıl Yapılır?

Zaman Yönetimi - Plan Nasıl Yapılır?

• 1. Proje Yönetimine Giriş Zaman Yönetimi
• 2. ZAMAN YÖNETİMİ ZAMAN YÖNETİMİ Plan Nasıl Yapılır Ana Menü 1. Adım: Zaman Bölümlemesi İçin Öncelikli Adımlar Zaman Nasıl Bölümlenir Eğitime Başla 2. Adım: Zaman Bölümleme Aracı
• 3. Plan Nasıl Yapılır?  Plan Nasıl Yapılır? Zaman planınızın yapılabilirliğini belirleyin. Ulaşılmasının mümkün olmasını sağlayın. Plan Nasıl Yapılır? Anasayfa
• 4. 4 Önemli hedeflerinizi, kilit faaliyetlerinizi ve bunlarla bağlantılı görevlerinizi belirlediniz. Zamanınızı iyi kullanabilmek için atmanız gereken bir sonraki adım genel planınızın gerçekleştirilebilir bi plan olmasını sağlamaktır. Daha sonra da Hedef Zaman Dağılımı grafiğini oluşturun. Bütün yüksek öncelikli kategori ve faaliyetlerinizi Zamanı İyi Kullanma Planı’nda bir araya getirin ve kullanılabilir toplam süreyi yüzdelik dilimler halinde bunlar arasında dağıtın. Zamanı İyi Kullanma Planı’nı ve Grafikleri eğitimin bir sonraki sayfalarında inceleyebilirsiniz. Plan Nasıl Yapılır? Anasayfa
• 5. 5 ZAMANI İYİ KULLANMAYI PLANLAMA ARACI Plan Nasıl Yapılır? Anasayfa Hedef bağlantılı kategori Başarı nasıl bir şeydir? Başarılı olup olmadığımı nasıl anlarım? Gerekli zaman yüzdesi Saat / Çalışma haftası Faaliyet: Stratejik Planlama Müşteri Yönetimi •Satıştan üretime pürüzsüz geçişi temin etmek 4 •Başlatma toplantılarına katılmak •Telefonla takip % 10 Ekip Yönetimi •Ekip üyeleriyle bir araya gelmeye zaman ayırmak •İşe yeni alınanlar için eğitim programı planlamak 8 •Her satış temsilcisiyle haftada bir saat toplantı yapmak. Ekiple iki haftada bir toplanmak. •İşe yeni alınanların eğitimi için İnsan kaynaklarıyla ilişki kurmak % 20 Stratejik Planlama •Yeni yıllık stratejiyi geliştirmek 8 •Taslak plan •Planı Zeynep Hanım ile birlikte değerlendirmek % 20 Yukarıyı Yönetmek •Genel müdürü bilgilendirmek •Stratejik plan konusunda üst yönetimin katkısını almak 2 •Genel Müdürden randevu almak •Üst yönetimle iki kez toplanmak % 5 Satış •Ayda 3 yeni müşteri kazanmak 12 •Haftada iki satış araması yapmak •Öncü ürün araştırması yapmak •Satış raporları yazmak •Teklif hazırlamak % 30 % 5 İdari Göreveler •Harcama raporları, e-postalar vb. beklenmedik işler •E-posta ile ilgilenmek •Harcama raporlarını değerlendirmek •Faturaları işlemek 2 Diğer % 10 4
• 6. 6 Fiili ve hedeflenen zaman dağılımınızı gerçeklik kontrolünden geçirin Şimdi zamanınızı nereden ve ne kadar kısmak istediğiniz hakkında daha somut bir fikir edinmek için, bu faaliyetlere her hafta fiilen harcadığınız zamanı büyük resminizde yer alan zaman dağılımıyla kıyaslayın. Çoğu yönetici için, rutin işlere harcanan zamanı yüzde 15 azaltmak gerçekçi olmayan acil bir hedef olabilir. Ama olumlu yönde attığınız her adım sizi o yola sokacaktır. Plan Nasıl Yapılır? Anasayfa Fiili zaman dağılımı Hedef zaman dağılımı
• 7. ZAMANI YÖNETMEK İÇİN: UYGULAYIN ZAMANI YÖNETMEK İÇİN: UYGULAYIN Zamanı yönetmek için: uygulayın silmeyin Anasayfa
• 8. Zaman Nasıl Bölümlenir? Zaman Nasıl Bölümlenir? Zaman yönetimi planınızı uygulamanıza yardımcı olacak güçlü bir araç Zaman Nasıl Bölümlenir? Anasayfa
• 9. 9 Zaman nasıl bölümlenir? Zamanı iyi kullanmak irade ve sebat gerektirir ancak sonunda buna değdiğini göreceksiniz. Koyduğunuz hedeflere ulaşmanın en etkin yolu bir zaman planı oluşturmak ve ona sadık kalmak için elinden geleni yapmaktır. Peki, ama nasıl? Zamanı bölümlemeyi deneyin. Zamanı bölümlemek, günlerinizi bloklara ayırmaya yarayan güçlü bir zaman planlaması yöntemidir. Zaman Nasıl Bölümlenir? Anasayfa
• 10. 10 Zaman bölümlemesi için başlanacak öncelikli adımlar Zaman Nasıl Bölümlenir? Anasayfa
• 11. 11 1.Yapılacak işler listesi oluşturun Belli bir zaman dilimi içinde, bir günde, bir haftada, bir ayda veya üç ayda yapmak istediğiniz her şeyi listeleyin. Bu liste; hedefleri, bu hedeflere varmak için yerine getirilmesi gereken görevleriniz ve egzersiz gibi kişisel faaliyetleri içerebilir. 2. Listenizi kategorilere ayırın Görevlerinizi strateji, iş geliştirme, gündelik faaliyetler ve insan yönetimi gibi işlevlere göre gruplayın. Zaman Nasıl Bölümlenir? Anasayfa
• 12. 12 3. Zaman kaydı tutun Bir hafta boyunca yaptığınız şeyleri ve bunların her birine harcadığınız zamanın kaydını tutun. Tamamladığınız şeyler ile tamamlayamadığınız şeyleri not alarak, başarı durumunuzu takip edin. Haftanın sonuna gelince, zamanınızı doğru yerlere, önemli saydığınız yerlere harcayıp harcamadığınızı görebilmek için tuttuğunuz kayıtlara bakın. 4. Zaman tahmini becerinizi geliştirin Listede yer alan her görevin ne kadar zaman alacağına dair tahminlerde bulunun. Bir görevi tamamlayabilmek için atılması gereken bütün adımlar üzerinde dikkatle düşünün. Zaman Nasıl Bölümlenir? Anasayfa
• 13. 13 5. Kendinize belli bir manevra alanı yaratın Zaman planınızdaki her bir göreve uygun miktarda zaman ayırın. Elbette zamanı, anlamı olan yerde önceliklendirip oraya sığdıracaksınız. Ama kendinize belli bir serbestlik alanı tanımayı da ihmal etmeyin. Değişiklik kaçınılmazdır; yolun ortasında araya ek görevler sıkıştırmak zorunda kalabilirsiniz. Zaman Nasıl Bölümlenir? Anasayfa
• 14. 14 ZAMAN BÖLÜMLEME ARACI Bu aracı her türlü takvime ya da yazılım programına uyarlayabilirsiniz. Pazartesi ve Salı sabahlarının takvimi Uygulama içinde süre tahminlerinizi harcanan fiili sürelerle karşılaştırıp gerekli düzeltmeleri yapın. Aşağıda bulunan örnek tabloyu inceleyin: Zaman Nasıl Bölümlenir? Anasayfa Saat Pazartesi Salı 8:00 Görev: Araştırma stratejik planı Harcanan fiili zaman: Görev: Araştırma SP; Fuat aranacak. Harcanan fiili zaman: 9:00 Görev: Kadronun Pazartesi toplantısı. Harcanan fiili zaman: Görev: Öncü ürün takibi. Harcanan fiili zaman: 10:00 Görev: Faturalandırma görevini başkasına devretmeyi planla. Harcanan fiili zaman: Görev: Satış rakamıyla ilgili olarak Fuat ile toplantı. Görev: idari yardımcı pozisyonu için özgeçmişlerin değerlendirilmesi. Harcanan fiili zaman: 11:00 Görev: Telefonları ve e-postaları yanıtlama. Harcanan fiili zaman: Görev: Esra ile birlikte çalışma. Harcanan fiili zaman:
• 15. 15