Zaman Yönetimi - Zaman Nasıl Denetlenir?

Zaman Yönetimi - Zaman Nasıl Denetlenir?

• 1. Proje Yönetimine Giriş Zaman Yönetimi
• 2. ZAMAN YÖNETİMİ ZAMAN YÖNETİMİ Zaman Nasıl Denetlenir Ana Menü 2. Adım: Zamanınızı Denetleyin 1. Adım: Çalışmanızı hedef - bağlantılı kategorilere ayırın Eğitime Başla 3. Adım: Kişisel Zamanınızı da Denetleyin
• 3. Zaman Nasıl Denetlenir?  Zaman Nasıl Denetlenir? Görevinizdeki amaca ulaşmayla ilgili kategorileri tarif edin. Ardından zamanınızı gerçekte nasıl değerlendirdiğinizi gözlemek için bir zaman denetimi yürütün. Zaman Nasıl Denetlenir? Anasayfa
• 4. 4 Bu eğitimin sonunda; Zaman Yönetimi Denetleme Tablosunun nasıl hazırlanacağını, Mevcut Zaman Dağılımı Grafiği’nin Hedef Zaman Dağılımı Grafiği’nin nasıl çizileceğini, ve sonrasında da Zaman planlamasının nasıl yapılacağını öğreneceksiniz. Zaman Nasıl Denetlenir? Anasayfa
• 5. 5 Nereye ulaşmak istediğinize ilişkin bir vizyon oluşturun Zamanı iyi kullanmanın birinci evresini, zamanınızı şu anda nasıl harcadığınızı değerlendirmek oluşturur. Şu anda fiilen ne yaptığınıza ilişkin bu bilgi, nereye ulaşmak istediğinizi gösteren bir vizyon oluşturmanıza yarar. Zamanınızı şu anda nasıl harcadığınızı görünce hedeflerinize daha net odaklanırsınız. Zaman Nasıl Denetlenir? Anasayfa
• 6. 6 Çalışmanızı hedef - bağlantılı kategorilere ayırın Şimdi çoğu yöneticinin zamanını harcadığı tipik kategorilerden bazılarına bir bakalım. Kendi kategorileriniz bunlardan farklı olsa bile, bunları tespit etmeye yönelik süreç aynıdır. Zaman Nasıl Denetlenir? Anasayfa
• 7. 7 Büyüme ve iyileşme Bu kategori krizlere değil fırsatlara odaklanır. Biriminize ya da şirketinize kattığınız değerin en büyük olduğu kategori çoğu zaman budur. Bu kategori ürün yöneticisi için buluş yapmaya, operasyon yöneticisi için süreçleri iyileştirmeye, üst kademe yönetici için stratejiye harcanan zamandan oluşur. Zaman Nasıl Denetlenir? Anasayfa
• 8. 8 İnsanları yönetmek Bunu daha küçük üç hedefe ayırmak da mümkündür: 1) Yukarıyı yönetmek 2) Yanal yönetim 3) Aşağıyı yönetmek Etkin liderler yukarıyla ve yanal ilişkiler geliştirmeye zaman ayırmanın, hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olabilecek, zamanını en iyi kullanma biçimi olduğunu bilirler. Zaman Nasıl Denetlenir? Anasayfa
• 9. 9 Yönetimsel olmayan sorumluluklar Çoğu yöneticinin insanları yönetmek dışında gündelik sorumlulukları da vardır. Bu, bir mimar için bina tasarımı yapmak, bir yazılım geliştiricisi için program kodu yazmak anlamına gelebilir. Yaptığınız iş ne olursa olsun, bunlar “sıradan işler” olarak tanımlanabilecek, süre giden gündelik faaliyetlerdir. Zaman Nasıl Denetlenir? Anasayfa
• 10. 10 İdari görevler Mülakat yapmak, mektup ve e-postaları yanıtlamak, zaman çizelgelerini ve harcama raporlarını doldurmak gibi zorunlu rutin işlerden oluşur. Zaman denetimi yapmaya kalkışan çoğu insanı dehşete düşüren kategori bu olmaktadır. Genelde çok büyük miktarda zaman tüketen işlerden oluşur. Zaman Nasıl Denetlenir? Anasayfa
• 11. 11 Bir hafta boyunca zamanınızı denetleyin Bir hafta süreyle, her faaliyete ne kadar zaman harcadığınızı dikkatle inceleyip kaydını tutun. Bu değerlendirme size zamanınızı fiilen nasıl harcadığınızı gösteren bir fotoğraf verecektir. Çok zorlanmayacaksınız ve bu, çoğu zaman şaşırtıcı sonuçlar verir. Zaman Nasıl Denetlenir? Anasayfa
• 12. 12 En önemli faaliyetlerinize odaklanın Bütün faaliyetlerinizi kapsamak yerine, sizin için özellikle önem taşıyan bir kategori altında yer alan tek bir hedefe yönelik bir denetimi tercih edebilirsiniz. Örneğin, bir sağlık hizmetleri danışmanlık grubunun sözleşme yöneticisi olan Kemal Bey idari görevlere çok fazla zaman harcadığından emin olduğu için, bir haftada o alana harcadığı zamanı gözden geçirdi ve şunları söylüyor: Zaman Nasıl Denetlenir? Anasayfa
• 13. 13 Zaman Nasıl Denetlenir? Anasayfa “Çok fazla seyahat ettiğim için, çok sayıda harcama belgesi düzenlemem gerekiyor. Bu masraf belgelerini hazırlamak için harcadığım zamanı dakikası dakikasına kaydettim.” “Haftanın sonunda, bu belgelere dört saat, yarım gün! harcadığımı belgelemiş oldum ve buna ben bile şaşırdım.” “Bunun üzerine, müşterilerimize haftada yarım gün ayırmanın harcama belgelerini doldurmaya yarım gün ayırmaktan daha değerli olduğunu şefimin önüne kanıtlarıyla koydum.”
• 14. 14 Çalışma zamanınız kadar kişisel zamanınızı da denetleyin Zaman yönetimi, yaşamınızda denge kurmanıza yardımcı olabilecek değerli bir araçtır. Büyük resim kadar resmin tamamını da görebilmek için, iş dışında geçirdiğiniz zamanı ayrı bir tablo üzerinde denetleyin. Zaman Nasıl Denetlenir? Anasayfa
• 15. İşte zamanı denetlemek için yapmanız gerekenler... İşte zamanı denetlemek için yapmanız gerekenler... Zaman Nasıl Denetlenir?
• 16. 16 1. Bir tablo hazırlayın. Her bir satıra haftanın günlerini yazın. Sütunların başına da daha fazla zaman ayırmak istediğiniz önemli hedef bağlantılı kategorileri yazın. 2. Bir faaliyeti tamamladığınızda, o kategori için harcadığınız zamanı tabloya girin. 3. Gün sonlarında ve hafta sonlarında, her kategori için harcadığınız saat miktarını toplayın. Zaman Yönetimi Denetleme Aracını eğitimin bir sonraki sayfasında inceleyebilirsiniz. Zaman Nasıl Denetlenir? Anasayfa
• 17. 17 ZAMAN YÖNETİMİ DENETLEME ARACI Zaman Nasıl Denetlenir? Anasayfa Hafta (02-04 günü biten) Faaliyet: Satış Faaliyet: Müşteri Yönetimi Faaliyet: Ekip Yönetimi Faaliyet: Stratejik Planlama Faaliyet: Yukarıyı Yönetmek Faaliyet: İdari Görevler Toplam süre/Gün Pazartesi 2 saat 1 saat 3 saat 0 saat 0 saat 2 saat 8 saat Salı 3 1 4 0 0 2 10 Çarşamba 7 0 0 0 1 2 10 Perşembe 0 3 3 0 0 2 8 Cuma 1 2 0 3 1 2 19 Toplam süre /Faaliyet 13 saat 7 saat 10 saat 3 saat 2 saat 10 saat 44 saat Süre yüzdesi % 29 % 16 % 22 % 7 % 4 % 22 % 100
• 18. 18 4. Yaptığınız denetimi analiz edin. Her hedef için harcadığınız toplam süreyi, işyerinde geçirdiğiniz toplam süreye bölün. Bu rakamları, yan tarafta gösterildiği gibi, yüzdeye çevirin. 5. Hafta boyunca zamanınızı nasıl harcadığınızı görsel olarak ifade eden dilimli bir grafik oluşturun. 6. Denetim sonuçlarını inceledikten sonra kendinize şu soruyu sorun: Zaman Yönetimi Grafiği “Zamanımı böyle mi harcamak istiyorum?” Zaman Nasıl Denetlenir? Anasayfa
• 19. 19 Denetim sonuçlarını hedeflerinizle kıyaslayın Zamanınızı nasıl harcadığınız konusunda bir fikir edinince, zamanı denetleme tablolarınızı şefinizle birlikte değerlendirin. Planlama sürecini sizin yönlendirmeniz gerekiyor ancak bu size üstlendiğiniz rol ve ne yapmanız gerektiği konusunda uygun bir zemin hazırlamanıza yardımcı olabilir. Zaman Nasıl Denetlenir? Anasayfa
• 20. 20