Zaman Yönetimi - Zamanınızı Nasıl Yönetirsiniz?

Zaman Yönetimi - Zamanınızı Nasıl Yönetirsiniz?

• 1. Proje Yönetimine Giriş Zaman Yönetimi
• 2. ZAMAN YÖNETİMİ ZAMAN YÖNETİMİ Engeller Nasıl Aşılır Ana Menü 2. Adım: Elverişsiz Kültürlerle Ve Çalışma Ortamlarıyla Baş Etme 1. Adım: Zamanı Yönetebilmenin Önündeki Sık Rastlanan Engeller Eğitime Başla 3. Adım: Düzensiz İş Mekanlarıyla Baş Etmesini Bilin 4. Adım: Ertelemeciliğe Karşı Koyun
• 3. Engeller Nasıl Aşılır?  Engeller Nasıl Aşılır? Zamanı yönetmenin önündeki en yaygın engelleri tanıyın ve bunlarla yüzleşin. Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 4. 4 Hedeflerinizi gerçekleştirmeye çalıştıkça ve zaman planınızda düzeltmeler yaptıkça, zamanı etkin kullanmanızı önleyen engellerle karşılaşırsınız. Zamanınızı iyi kullanmanın bir kısmını bu engellerin farkına varmak ve onları aşmaya çalışmak oluşturur. Engeller nasıl aşılır? Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 5. 5 Zamanınızı iyi kullanmanızı önleyen sorunlar nelerdir? Çoğu insanın baş etmesi gereken yaygın zorlukların bazıları şunlardır: Zamanı yönetebilmenin önündeki sık rastlanan engeller §Kaotik, gürültülü, yorucu bir çalışma ortamı §Düzensiz bir çalışma mekanı §Hemen o anda yapılması gereken işleri erteleme ve savsaklama eğilimi §Verimsiz toplantılar ve gereksiz seyahatler Engelleri teker teker aşın. Mümkünse parçalara ayırıp üzerine öyle gidin. Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 6. 6 Zamanı iyi kullanmanın ilkelerini çalışmayı bölmeye en yatkın ve en zaman duyarlı ortamlara bile uyarlamak münkündür. Kapınızın ziyaretçilere her zaman açık olması gerekmez. Bazı durumlarda randevusuz ziyaretçileri kabul etmeyebilirsiniz. Elverişsiz kültürlerle ve çalışma ortamlarıyla baş etmeyi bilin Bir sonraki sayfada bunun örneklerini göreceksiniz. Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 7. 7 §Mümkünse ziyaretçiyle buluşmak üzere başka bir zaman ayarlaması yapın. Şöyle diyebilirsiniz: §Mümkünse, ziyaretçiyi uygun başka bir kişiye havale edin. Şöyle diyebilirsiniz: §Beklenmeyen ziyaretçinizin ziyaret nedeninin acil bir kriz ya da derhal halledilmesi gereken bir mesele olup olmadığını kesinleştirin. “Size yardımcı olabileceğimi sanıyorum, ama şu anda başka şeylerle uğraşıyorum. Konuyu öğle yemeğinden sonra görüşsek olur mu?” “Şu anda elimdeki işi bırakmam mümkün değil, ama size yardımcı olup olamayacağını bir de Selma Hanıma sorun. Sonucu bana da bildirin.” Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 8. 8 §Eğer gerekiyorsa, çalışmanızın bölünmesini kabul edin, bıraktığınız yerden devam etmenizi sağlayacak önlemleri alın ve daha sonra, bölünmeye uğramadan önceki zihinsel durumunuza geri dönün. Ama bunu yapmak her zaman kolay olmayabilir. §Çalışmanıza ara vermeden önce, kaldığınız yeri not edin ve daha sonra, görevinize kaldığınız yerden devam edin. Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 9. 9 Düzensizlik çoğu insanın zamanını etkin kullanma çabasının önünde bir engeldir. Hem zaman kaybına yol açar hem de sinir bozucudur. Neyseki bu düzenlemeyi yapmaya nereden başlayacaklarını ve nasıl yapacaklarını bilmeyenler için bir şeyler var. Düzensiz iş mekanlarıyla baş etmesini bilin Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 10. 10 İşte büronuzu düzenlemek için önerilen 7 adım Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 11. 11 1. Plan yapın Büronuza giren herşey için uygun bir yere gereksinim var. Bir yerleştirme planı çıkarmaya 10 ya da 20 dakika ayırın. Ne tür evraklarınız var? Bu malzemeyi ne tür kutu ve kaplara yerleştirebilirsiniz? Yerleştirmek istediğiniz şeylerin bir listesini çıkarın ve bunları nereye koyacağınıza karar verin. Süre: 10-30 dakika Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 12. 12 2. Masanızı tepeden tırnağa temizleyin Bir geri dönüşüm kutusu, çöp kutusu veya çöp torbası edinin. Masanızın üstünde ve çekmecelerinde ne var ne yoksa hepsini çıkarıp bir yere yığın. Masayı temizleyin. Kendinizi çok iyi hissedeceksiniz. Her şeyin koskoca bir yığın haline gelmiş olmasını dert etmeyin. Aynı büyük yığın masanızın üzerindeyken de erişilmezdi. Süre: 20 dakika Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 13. 13 3. Tasfiye edin Masanızın üstündekileri kaldırırken olabildiğince çok şeyi atın. Daha sonra kaldıracağınız şeyler ne kadar az olursa o kadar çok zaman kazanırsınız. Kendinizi zor durumda bırakmayın. Sadece gerçekten ihtiyacınız olmayacağını düşündüğünüz şeyleri atın. Eğer emin değilseniz, bırakın yığının içinde kalsın. Süre: 5 dakika Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 14. 14 4. Alışveriş Bir alışveriş listesi hazırlayın. Neredeyse her şey için özel kutular bulunduğunu unutmayın. İhtiyacınız olan şeylerin çoğunu ya da hepsini bulabileceğiniz büro malzemeleri satan bir mağazaya gidin. Şık evrak kutularını, kalem, CD ve diğer sarf malzemeleri için şık muhafaza kaplarını kırtasiye malzemesi satan mağazalarda da bulabilirsiniz. Süre: 1-2 saat Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 15. 15 5. Tasnif Ne oldukları en belirgin olan, sık kullandığınız şeyleri önceden belirlediğiniz kutulara koyun. Gündelik kullandığınız şeyleri yakınınızda, erişilmesi kolay yerlere koyun. Esnek olun ve bunların yerlerini sonradan değiştirebileceğinizi unutmayın. Yığını elden geçirirken atmaya devam edin. Süre: 20-40 dakika İlk elden geçirmeyi yaptıktan sonra geriye yine bir yığın kalmış olsa da, masanız fiilen bir çalışma düzenine kavuşmuş olacaktır. Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 16. 16 6. Tasnifinizi geliştirin Yığının içinden çekip aldığınız şeyleri tasnif edin. Artık bir yerleştirme planınız olduğuna göre, yığının içinden çekip aldığınız şeylerin çoğunu koyacağınız bir yer var demektir. Elinize gelen şeyi ya kaldırıp atın ya ait olduğu yere koyun ya da koyabileceğiniz yeni bir yer bulun. Yığını orasından burasından küçültmek için 5 dakika ayırın. Süre: 5-20 dakika Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 17. 17 7. Ayarlama yapın Hafta sonuna geldiğinizde, büronuz kusursuz bir hal almamış olabilir, ama öncesine kıyasla çok daha iyi bir durumdadır. İlerleme kaydettiniz. Önceliklerinize göre ayarlama yapmaya devam edin. Süre: Aralıklarla tekrarlanan, ihtiyaca göre 10-20’şer dakika İki ayrı kategoriyi birleştirme veya tek bir büyük kategoriyi iki alt kategoriye bölme ihtiyacı hissedebilirsiniz. Artık bir sisteminiz olduğu için, tüm yığını tekrar elden geçirmektense tek bir kutuda değişiklik yapmak çok daha kolaydır. Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 18. 18 Ertelemeciler Grubunun toplantısının yapılacağı odanın kapısına yapıştırılmış notta şöyle yazıyormuş: “Toplantı ertelendi, yarın gelin.” Ertelemeciliğe karşı koyun Tatsız işlerden uzak durma isteği doğaldır, ama bugün git yarın gel sendromu üstü çok örtük biçimlerde ortaya çıkabilir. O kadar örtüktür ki, ertelediğinizin farkında bile olmazsınız. ŞİMDİ? SONRA? ! Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 19. 19 Bazı ertelemecilik belirtileri ve olası çözümleri Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 20. 20 1. Mükemmeliyetçilik Her şeyin yerli yerinde olmasını istediğiniz için şu ya da bu görevi tamamlamakta zorlandığınız oldu mu? Aynı şeyleri tekrar tekrar yapar ya da “çizim masasının başına” sık sık geri döner misiniz? İşi oluruna bırakın! Zamanınızın, en az işin mükemmelliği kadar önemli olduğunu kabullenmeyi öğrenin. Dengeli bir bakış açısı edinin. Düzenli aralıklarla, çalışma arkadaşlarınıza, onaylanacak bir şey olup olmadığını sorarak gerçeklik kontrolü yapın. Eğer onlar onaylıyorsa, işi oluruna bırakın. Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 21. 21 2. Aşırı Planlamacılık Çalışmaya başlamaktan kaçmak için planlama sürecini uzattığınız oldu mu? Her olasılığı planlamaya kalkışacak olursanız, bütçeyi aşmak ya da zaman planlamanızı tümüyle bir kenara atmak durumunda kalabilirsiniz. Ekip çalışması yapın. Aşırı planlamacılık işe aşırı boğulduğunuzun göstergesi olabilir. Sonucu aşıp çalışmaya başlayabilmek için işi çalışma arkadaşlarınızla paylaşın. Fazladan tek bir kişinin çabası ve bakış açısı bile bu türden ertelemeciliği aşmak için çoğu zaman yeterli olabilir. Başkalarından yardım istemekten çekinmeyin. Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 22. 22 3. İşi Son Ana Bırakmak İşi ucu ucuna yetiştirmeyi daha kışkırtıcı bulduğunuz için çalışmaya başlamayı geciktirdiğiniz olur mu? Daha sıkı bir zaman planlaması yapın. Tek başına çalışan bir kişi için bu tarz daha etkin olabilir, ama ekip halinde çalışıyorsanız, bu davranış diğer ekip üyelerini bunaltabilir ve zaman darlığı yüzünden iş kalitesinden ödün vermek zorunda kalabilirsiniz. Bir zaman planlaması yapmaya gayret edin ve ona sadık kalın. Özellikle diğer insanlar sizin katkılarınıza ya da liderliğinize bel bağlamışlarsa. Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 23. 23 4. Kolay Görevler Daha zor çalışmayı savsaklamak için, keyif almaya alışkın ve ustası olduğunuz görevlere sığındığınız oldu mu? Yönlendirmelerden yararlanın. Neresinden başlayacağınızı bilmediğiniz için görevinizden kaçıyor olabilirsiniz. Yapma becerisine sahip birisinin yardımını istemekten çekinmeyin. Eğer görev çok zor görünüyorsa, bir üstünüzün ya da çalışma arkadaşlarınızın tavsiyelerine başvurun. Görevi yerine getirmek için gerekli becerileri analiz edin. Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 24. 24 5. O Görevi Yapmak İstemiyorsunuz Bunun gizli kapaklı bir yanı yok. Yaratıcılığınızı kullanın. Görevi onu yapmak isteyen birine devredin. Devretmek işe yaramıyorsa, rastgele bir yerinden başlayın. Kendinize, iş bitiminde vereceğiniz bir ödül koyun. Örneğin; Ertelediğinizi bildiğiniz gibi, bunun nedenini de biliyorsunuz: Yapmak istemiyorsunuz. Yazmaktan nefret ettiğiniz bir rapor söz konusuysa ve sizi telefonla arayanları geri aramaktan keyif alan bir insansanız, önce raporu bitirin, gelen telefonlara yanıt vermeyi ondan sonraya bırakın. Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 25. 25 Eğer bu çözümler işe yaramıyor, ama siz yine de görevi yerine getirmek zorundaysanız, bitirmek için ne gerekiyorsa yapın; ama aynı durumun bir daha ortaya çıkmaması için gereken her şeyi yapacağınıza dair kendinize söz verin. Ertelemeciliğe karşı koyun Ve sözünüzü harfiyen tutun. ŞİMDİ? SONRA? Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 26. 26 İş seyahatlerini asgariye indirin. Tele-konferans yerine yüz yüze toplantı yapmanın şart olup olmadığını öğrenin. İyi planlanmamış toplantılardan ve gereksiz seyahatlerden kaçının ve toplantıları kendiniz için verimli hale getirin. Eğer seyahat etmek mutlaka gerekiyorsa, o seyahati yapacak kişinin mutlaka siz olması mı gerekiyor? Eğer değilse sizin yerinize uygun birinin gitmesini sağlayacak düzenlemeyi yapın. Toplantıdan önce toplantı gündemini mutlaka inceleyin. Planınızı ise toplantının sadece sizi ilgilendiren bölümüne katılacak şekilde yapın. Engeller Nasıl Aşılır? Anasayfa
• 27. 27